Aufbewahrungsfristen 2023: Diese Unterlagen können weg!
Aufbewahren oder entsorgen? 7 Tipps zeigen, welche Rechnungen, Unterlagen und Belege Sie 2023 vernichten können.
Die Ordner mit den Steuerunterlagen im Regal werden immer mehr? Auf der Festplatte mit den digitalen Rechnungen sieht es kaum besser aus? Höchste Zeit, endlich einmal auszumisten. Doch was kann weg – und was müssen Sie noch aufbewahren? „Da muss man genau aufpassen“, sagt Steuerberater Thomas Schroeder aus Hannover. Wer Dokumente und Dateien zu früh entsorgt, geht unnötige Risiken ein. „Wenn bei einer Betriebsprüfung Unterlagen fehlen, wird der Fiskus schnell die Buchhaltung verwerfen und die Steuern schätzen – und das wird immer teurer.“
1. So berechnen Sie die Aufbewahrungsfrist
Dienen Unterlagen als Buchungsgrundlage, dann müssen Sie diese 10 Jahre aufbewahren. Für viele andere Dokumente gilt eine Frist von 6 Jahren. Wann Sie die Unterlagen entsorgen dürfen, hängt jedoch nicht davon ab, um welches Steuerjahr es geht, sondern darum, wann Sie die Dokumente zuletzt bearbeitet haben: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie ein Dokument empfangen, erstellt, oder zuletzt bearbeitet haben“, sagt Schroeder.
Beispiel: Sie haben den Jahresabschluss 2014 im Februar 2016 erstellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt also im Folgejahr, am 1. Januar 2017 und endet nach 10 Jahren, am 31. Dezember 2026. Vernichten dürfen Sie den Abschluss und alles, was dazu gehört, ab dem 1. Januar 2027.
So lange müssen Sie nämlich auch alle für den jeweiligen Jahresabschluss relevanten Unterlagen aufbewahren, wie zum Beispiel alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Belege, Kontounterlagen usw.
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